天水师范学院成人高等教育学籍档案管理暂行规定

学籍档案管理是学籍管理工作的重要组成部分，为使我院成人高等教育学籍档案管理工作更加科学化、规范化，特制定本规定。

一、函授部建立学籍档案的管理

1.新生入学后，成人教育部按教学班、专业，认真填写《天水师范学院职业培训学院学生注册登记表》、《天水师范学院职业培训学院学籍卡》，并将新生注册数据输入成人高等教育学籍学历管理系统。学籍档案管理采用计算机和文字管理方式，保存于函授部学籍资料室。

2.函授部应及时建立、妥善保存好学生档案。学生档案包括：报名表、录取档案、学籍卡、各学期成绩单等。

二、学籍资料室长期保存的学籍档案细目

1.招生录取审批表

2.学生注册登记表

3.教学班基本情况登记表

4.学生学籍异动审批表(包括转学、转专业、休学、退学、复学等)

5.学生成绩册

6.毕业生花名册

7.计算机管理电子文档数据资料

三、学籍档案日常管理

1.学籍资料室应对每学期学生的注册表格及数据、学籍异动、学生成绩、学生奖惩资料等进行分类整理、立档归卷，并及时做好计算机管理电子文档数据资料的安全备份工作。

2.学籍档案保管应有专人负责、专柜存放，应配置防盗、防火、防潮等安全设施，对档案保管情况进行定期检查。

3.应建立学籍档案借阅和信息查询制度。

4.不得私自涂改和损坏、销毁学籍档案。对确无保存价值的档案，须报请主管领导批准后予以销毁。

四、学生毕业档案资料细目及管理

1.学生毕业档案资料学生毕业时，学籍资料室应将下列资料归入毕业生档案。

(1)天水师范学院职业培训学院成人高等教育学生学籍卡 。

(2)天水师范学院职业培训学院成人高等教育学生成绩单

(3)天水师范学院职业培训学院毕业生登记表2.学生档案的填写要求

(1)各种表格须由毕业生本人用蓝、黑色钢笔填写，字迹工整。

(2)表格所列项目必须填写认真、不得缺项。

(3)签字、盖章手续必须完备。

3.学生毕业档案的移交：学生毕业离校时，学生毕业档案密封后，由学生持本人有效证件(身份证等)到职业培训学院统一办理档案登记领取手续，并记录档案移交时间、方式和接收人。

4.学生毕业档案是学生在校学习期间的重要资料，函授部和学员所在单位都应妥善保管。根据省教育厅规定，学生毕业档案遗失不予补办。毕业档案遗失者可由本人向函授部提出申请，经职业培训学院审核后可出具相关证明。

五、其它

学籍档案属长期保存档案，函授部应妥善保存，若遇学籍管理人员调整，应做好学籍档案资料的整理、登记和交接工作。

学籍档案要按照学校规定定期移交归档，规校档案室统一存放。